Особенности электронного архива

Под электронным архивом понимается информационная система, которой предоставляется доступ большому количеству пользователей к электронной документации. Так, благодаря внедрению электронного архива предоставляется возможность создать каталог документации с определенными иерархиями, распределить информацию по типу, хранить необходимое в электронном виде, просматривать и работать с имеющимся.

Кроме того, электронный архив помогает быстро найти нужный документ, создавая резервное копирование. Такая инновационная система предоставляет возможность печати документов с администратированием.

Главные преимущества

Электронный архив документов обладает немалым количеством преимуществ, поэтому многие компании отдают предпочтение такому хранению бумаг. Так, пользоваться системой достаточно удобно, так как электронная копия документов легче поддается работе: можно переслать, скопировать, распечатать, а также использовать информацию в другой документации. В электронной архивной системе предоставляется возможность простого и быстрого поиска нужной информации. Также пользователю предоставляется возможность работы только с копией, а следовательно, отличаясь от других аналогов, не будет поврежден или утерян оригинал. Более того, бумажные документы со временем могут быть изношены, чего точно не скажет об электронной копии.

Благодаря быстроте работы предоставляется возможность сэкономить время. Пользователю позволяется не тратить свое время для посещения склада и долгого поиска определенного каталога, чтобы найти нужную информацию. В данной системе все делается за пару минут. Электронная система сохранения документов может дать 100% гарантийные обязательства, что в случае ЧП вся информация будет цела и сохранена. Сохранение документации займет пару минут, при этом обойдется в несколько раз дешевле, чем делать аналогичную процедуру с бумажными вариантами.

Главные отличия

Многими путаются понятия электронного архива и документооборота. Однако, они являются не взаимозаменяемыми понятиями, а больше дополнение друг для друга. Функциональность данных систем сравнивается с процессами в бумажном архиве и документообороте. У данных систем есть одно отличие: архив нужен, чтобы хранить и искать документы, изменять которую не требуется.

Кроме того, отличия заключается в том, пользователям хоть и предоставляется доступ к данным, но при этом ее невозможно изменить. Все документы хранятся на основных серверах, а пользователям показывается электронная копия. Особенное значение отдается резервированию и защите информационных данных.